『ビジネスホン＝ボタンがたくさんある電話』
みたいなイメージの方も多いと思います💡
合ってはいんですけどね…この『ボタンがたくさんある』は外線ボタンと呼ばれていて、実は色々な使い方が出来るんですよね。
業界に長くいると重要さを忘れてしまいがちなんですが、今回はビジネスホンの外線ボタンについて書いていきたいと思います！
ここって意外と最小限の話しかしない営業マンって多いんですよね。
当たり前になっていて、お客様も知っていると思ってしまうというところもあると思いますが、問題は下記の理由です。
- 要望が多いとミスする可能性がある。
- あまりここで悩まれると検討に時間がかかってしまう。
- そもそも深く知らない。
結構、問題ですよね・・・
実際に以前に勤めていた通信会社でも、このあたりの要望をお客様に聞いて、その時に聞いていた上司に『そんなこと聞かなくていいんだよ。』なんて言われたことがありました。
なので、ここはお客様自身も、ある程度の理解をしておいたほうが良いかと思います。
◇外線ボタンの役割
意外と色々な使い方が出来ますので、下記のイラストをご覧ください。
あくまでも代表的なものになりますが、実際にはこのように様々な機能をこの外線ボタンに割り当てることが出来るんですね！
そもそも外線ボタンという名前がいけないですよね…
1つ1つ説明していきますね💡
・外線使用
文字通り、外線を使用するためのボタンです。
外線ボタンに割り当てた番号宛に電話が掛かってくると、電話に出ることが出来ます。
外線の①②には代表番号、外線③④には営業部の番号のように割り当てることも出来ますし、例えば外線⑥を社員専用番号にしておいて、そこだけ営業時間外も電話が繋がるように設定することも可能です。
外線を使用するためのボタンなので、発信もこの外線ボタンを使用します。
-0001で発信したいときには外線①②で、-0002で発信したいときには外線③④に番号を割り当てれば良いので、複数の番号で便利な使い方が出来そうですね！
特にひかり電話の場合は100円で番号を増やせますから、部署ごとに分けてみるのは、なかなか便利になるかと思います。
もちろん、電話を保留して他の方に回すことも出来ます。
【保留】を押すと外線ボタンが点滅するので、電話に代わりたい方がその外線ボタンを押せば完了ですね！
『課長～、外線②に○○様からお電話です。』みたいな感じです。
・通話録音
昨今、急激に需要が高まった感じもしますが、通話録音をワンタッチで設定できます。
通話の途中に、外線ボタンを押すと録音を開始するというものですね。
イタズラ電話対策や、『言った言わない』でお客様とのクレームに発展するような場合にはあったほうが良いかなと思います。
もちろんOJT等の教育で使用する方もいらっしゃいます。
・構内放送
ここはお客様の環境によりますが、『○○さん、外線②にお電話です。』
と構内放送で呼び出すことが可能です。
作業場や工場などで、スピーカーとセットで利用される方が多いですね。
・転送設定
ワンタッチで転送のON/OFFが可能です。
帰宅時や外出時にON。出社時にOFF。というような感じですね。
もちろん、押し忘れた場合には他の方法でも設定出来ますから、必須では無いですが、便利なので設定機能をお使いのところは、割り当てといておいたほうが良いかと思います。
・留守番電話設定
上記の転送と同様に、ワンタッチでON/OFFが可能です。
留守番電話はカレンダーに合わせて、自動設定することも出来るんですが、そうすると祝日やお盆休み、正月休みのときに対応が難しくなります。
なので、自動設定と併用して使用するのが良いかと思います。
・お待たせボタン
事務所の人数が少ないときの対応方法になります。
通話中に電話が掛かってきて、電話に出られないと掛けている人からすると『この会社って人いないの？大丈夫？』ってなりますよね？
そんな時にワンタッチを押すと、アナウンスを流すことが出来ます。
秒数を指定して、○秒経ったら自動的にアナウンスが流れるように設定も出来ますので、上手く使い分けると良いかと思います。
もちろん通話中の電話が終わり次第、お待ちしている方の電話を受けることも出来ます。
・短縮設定
電話帳検索や履歴で掛けたい番号にすぐ掛けることが出来ますので、最近では要望が減ってきましたが、ワンタッチで電話を掛けることが出来るように設定が可能です。
外線ボタンをポチっと押したら、設定してある番号に発信するんですね。
頻繁に掛ける方の番号を設定しておくと便利かとは思いますが、頻繁に掛ける方は発信履歴にありそうな気がするので、重要度はそこまで高くないんじゃないかと思ってしまいますね。
◇最後に
せっかく購入するのですから、便利に使って頂ければと思います。
ビジネスホンは意外といったら怒られるかもしれませんが、色々と便利な機能が備わっています。
そして、これは怒られると思いますが、通信の営業マンによっては意外と知らない場合や知ってても冒頭に挙げた理由から言わない場合が多いです。
設定するときは工事が必要になってくるものも多いので、事前に『こういう使い方したいんだけど出来る？』と聞いてみてはいかがでしょうか。
営業マンの知識もそうですが、熱意や誠意を量る意味でも良いかと思います。
それでは貴社の繁栄を心よりお祈り申し上げます。
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